זה לא סוד שניהול המשימות שלכם בצורה אפקטיבית תטיב עם החיים שלכם. בין אם אתם יזמים, שכירים, סטודנטים או סתם ״אנשים רגילים״ - לניהול המשימות והזמן שלכם יש חלק קריטי בהצלחה והשגת המטרות שלכם. לאבד שליטה על כל מה שקורה יכול להכריע בין הצלחה לכשלון ובין השאר גם כמה קמטים במצח ונשירת שיער מהלחץ - חבל. 

אבל הסירו חשש מלבכם - בשביל שתוכלו להשיג את המטרות שלכם, להשאר פרודקטיבים ולשמור על השיערות על הראש, אספתי עבורכם את מיטב האפליקציות לניהול משימות במאה ה-21 העמוסה שלנו.
‍

😎 כאן רק בשביל האפליקציות לניהול הזמן והמשימות שלכם?
אם אתם רק כאן בשביל רשימת האפליקציות, דלגו על ההקדמה (כי חבל על הזמן שלכם?) וקפצו ישר לרשימות. יש לנו כאן אפליקציות לניהול זמנים, צוותים ועובדים וכמה Honorable Mentions לתוכנות ואפליקציות אחרות בתחומים משיקים. הולך להיות פרודקטיבי, עליי.

מה הופך אפליקציית ניהול משימות לטובה?‍

יש מאות אפליקציות לניהול משימות (לא מגזים, לכו לחנויות ותראו) אך לא כל האפליקציות נולדו שוות, ולא משנה איזו אפליקציה לניהול הזמן שלכם תחברו בסוף, לכל אחת היתרונות והחסרונות שלה. אז אמנם הצרכים משתנים מאדם לאדם, אבל הנה כמה מהדברים שכדאי לשים לב בעת בחירת האפליקציה האולטמטיבית עבורכם:

קלות הוספה וניהול של משימות חדשות -  כן, נשמע כמו משהו בסיסי, אבל אידאלית מספר הצעדים (קליקים, לחיצות באצבע) עבור הוספת משימה חדשה אמור להיות בודד. אנחנו רוצים שהתהליך הוספת משימה חדשה או ניהול של משימות קיימות יהיה פשוט וקל.

‍חיבור ללוח שנה ותזכורות על דד-ליינים של משימות - אולי זה שווה פוסט בפני עצמו, אבל משימות מבלי המרכיב של זמן (דד-ליין, תזכורות וכו׳) הן פשוט משימות ששוכבות בחדר חשוך וצוברות אבק שכנראה לא יתבצעו אף פעם. חפשו אפליקציה לניהול משימות שמאפשרת לשים Deadlines וקבל נוטיפקציות (במייל, באפליקציה וכו׳) כשצריך.

מסונכרת על מגוון פלטפורמות (מחשב, טלפון וכו׳) - היום זה כבר בסיסי, אבל המחשב הוא לא המכשיר היחיד שבו אנחנו משתמשים. חפשו כלים שמציעים אפליקציות ותוכנות שמסנכרנות את המשימות שלכם לא משנה באיזו פלטפורמה או מכשיר אתם נמצאים (שעון חכם, מישהו?). תחשבו איזה באסה שכל המשימות שלכם רשומות במחשב אבל אין לכם גישה אליהן דרך האייפון? באסה ממש.

אינטגרציה לשירותים אחרים - אנחנו משתמשים בהרבה שירותים ואפליקציות אחרים בחיים האלה ואם יש אפשרות לחבר אותם לאפליקציית ניהול המשימות שלנו זה יהיה מושלם. דמיינו לדוגמה, שבכל שפספסתם שיחת טלפון, באופן אוטומטי מתווספת לכם משימה של ״להתקשר חזרה לאמא״ בראש המשימות. איזה כיף לכם ולאמא, נכון? 

ממשק משתמש נקי ומודרני - אולי זה נשמע כמו התקטננות, אבל בעיניי זה קריטי. אידאלית אנחנו רוצים שהאפליקציה שאנחנו משתמשים בה תהיה קלה לשימוש, נקייה מרעשים ופשוט תעשה דבר אחד ותעשה אותו טוב - תעזור לנו לעשות סדר ברעש שמסביבנו.

ה-אפליקציות לניהול משימות

ניסיתי לאסוף את מיטב האפליקציות שיש להן איזון טוב בין כל האלמנטים שציינתי למעלה שמרכיבות אפליקציית ניהול משימות טוב. בטוח שלא כולן יתאימו לכם, אבל בתקווה תמצאו אחת שתשב לכם טוב בצרכים שלכם. בואו נתחיל!
‍

Any.do - למי שאוהב ריגושים

Any.do, סטארט-אפ ישראלי, אפשר לומר ותיק בתחום, מציע אפליקציה מתוקתקת למופת לניהול המשימות והחיי היום יום שלכם. מעבר לברור מאליו, אחד הפיצוחים של Any.do היא האופן שבו היא מעודדת ודיי מכריחה (בקטע טוב) שבאמת תדאגו לבצע את המשימות שלכם. החל ממערכת תזכורות מפוארת (לפי קונקסט של מיקום, זמן וכו׳), "Plan my day״ יומי שעוזר לכם לסדר את היום, הסתנכרנות ללוח השנה, ועד למערכת AI (בינה מלאכותית) שתשלים לכם את רשימת הקניות במקומכם. האפליקציה זמינה כמעט בכל פלטפורמה אפשרית (דסקטופ, מובייל ואפילו שעונים חכמים).

יתרונות

✅ מוצר שנבנה ע״י חברה שחיה ונושמת פיתוח כלים ואפליקציות לניהול משימות.
✅ מערכת תזכורות ונוטיפיקציות מתקדמות.
✅ עידוד המשתמש לבצע את המשימות בקונקסט המתאים (זמן, מיקום וכו׳).
✅ שילוב של AI על מנת להפיק את המיטב מהמשימות והיום שלכם.

חסרונות

❌ אפליקציית המובייל היא למופת אבל מרגיש שהרמה לא נשמת בידיוק בשאר הפלטפורמות.
❌ הרבה מהיכולות המתקדמות קיימות רק בגרסא בתשלום (אבל במחיר הוגן סה״כ).

‍

Trello - רשימות או לא להיות

טרלו, אפליקציית ניהול הרשימות הפופולרית והותיקה שאם עד עכשיו לא נתקלתם בה אז קצת פאדיחות (אבל אל תקחו קשה). טרלו מציעים לכם לנהל בפשטות וקלות רשימות גמישות של כל דבר כמעט שתרצו. אני באופן אישי משתמש בטרלו על מנת לנהל כמעט כל דבר בחיים - החל מרשימת המשימות שלי, פרויקטים עם שותפים ועד לרשימת הקניות במכולת. החווית שימוש מאוד פשוטה, עובדת במגוון מכשירים ובונוס נחמד הוא שלשימוש פרטי היא חינם לחלוטין. אם אתם בקטע של לנהל לוח משותף עם אנשים אחרים, בין אם זה הצוות שלכם או סתם חברים שאתם צריכים לשתף איתם מידע מסוים (נגיד לו״ז לטיול הקרוב לצפון) - גם כאן טרלו יכולה להשתלב יפה - זה מר גמיש.

‍

יתרונות

✅ פשוט וקל לשימוש.
✅ כלי גמיש לניהול משימות, לוחות משותפים וצוותים וכמעט דבר בצורה של רשימות.
✅ אינטגרציה עם המון שירותים אחרים כמו Google Drive, לוחות שנה, אוטומציות  וכו׳.
✅ Power-ups שמאפשרים לכם לשדרג את השימוש בלוח.
✅ אפליקציה לאנדרואיד, אייפון, אייפדים, דפדפן, ודסקטופ.
✅ חינם לרוב השימושים או בעלויות סמליות.

‍

חסרונות

❌ אתם מוגבלים לתבנית הרשימות של האפליקציה ״ולצאת מהקווים״ קצת דורש יצירתיות.
❌ האפליקציה עצמה לא מיועדת אך ורק לניהול משימות אלא לניהול רשימות באופן כללי, כך שהיא לא תפורה לעולם הזה ולכן אולי תמצאו פחות פיצ׳רים ויכולות שמותאמות ספציפית לניהול משימות.

Notion - הכוכב העולה 

Notion הוא שחקן חדש בתחום ניהול המשימות, צוותים ובאופן כללי איסוף ושיתוף מידע שתופס תאוצה באופן מדהים בקרב הפריקים של ניהול זמנים והתנהלות עצמית. אחד היתרונות של נושן שהוא פשוט סופר גמיש ובאמת יכול להכיל כל תצורה ותצוגה של מידע: החל מלוחות Kanban של משימות, גלריות, ״פתקיות״ ועוד. אם אתם מחפשים פתרון All Around לאיסוף מידע, ארגון וסידור שלו בצורה מאורגנת - ייתכן כי נושן הוא בשבילכם. אני באופן אישי משתמש בנושן על מנת לאגור כל מיני מידע במקום מרוכז ומסודר אחד. החסרון היחיד מבחינתי, הוא חוסר התמיכה בעברית. אמנם ניתן לכתוב בעברית, אבל אין יישור מימין לשמאל (RTL). ישנם פלגינים שהוכנו ע״י הקהילה על מנת לתמוך בזה, אך זה יעבוד אך ורק בגרסת הוואב של הכלי ולא בשאר התוכנה.

‍

יתרונות

✅ כלי ניהול המשימות הכי גמיש שקיים היום מבחינת אופן העבודה איתו.
✅ קהילה תוססת של ״מעריצים״ שמשטפים שיטות ודוגמאות לעבודה עם הכלי.
✅ אפליקציה לאנדרואיד, אייפון, אייפדים, דפדפן, ודסקטופ.
✅ חינם לרוב השימושים הפרטיים.

‍

חסרונות

❌ חוסר תמיכה בכתיבה מימין לשמאל מה שמקשה על עבודה בעברית.
❌ בגלל היותו כלי חדש, לא קיימות המון אינטגרציות וחיבורים לכלים אחרים.
❌ בעיניי מרגיש שיש איזו עקומת למידה קטנה, אבל ברגע שקלטת את הקטע - השמיים הם הגבול.

Todoist - איזון בין פשטות לעוצמה

Todoist אולי לא אפליקציית ניהול המשימות החזקה ביותר בחוץ, אבל היא גם לא הפשוטה ביותר. אבל זה בידיוק יושב טוב: האיזון בין כוח לפשטות  וכנראה האיזון הזה זו הסיבה ל-10 מיליון המשתמשים של השירות הזה. הרי אנחנו לא רוצים לבזבז הרבה זמן על אפליקציות ניהול זמנים, זה מפספס את הרעיון, נכון?
Todoist כשמה, תפורה לניהול משימות - החל מהממשק שבנוי בצורה של צ׳קליסט ועד לפשטות והמהירות להוספה של משימה חדשה (או עדכון משימה קיימת).

‍

יתרונות

✅ קלה לשימוש ותפורה לניהול משימות, תיוג משימות וחלוקה לנושאים.
✅ אפליקציה פופלרית עם גב חזק של משתמשים.
✅ אפליקציה לאנדרואיד, אייפון, אייפדים, דפדפן, ודסקטופ.
✅ חינם לשימוש פרטי (עד 5 אנשים/80 פרויקטים)

‍

חסרונות

❌ בסה״כ פשוטה ומבלי יותר מידי יכולות (יש מי שזה מספיק לו).

‍

Microsoft To Do - למעריצי Wunderlist

בשנת 2015, מיקרוסופט קנתה את אפליקציית ניהול המשימות הפופולרית Wunderlist וכיאה לחברות ענק - הרגה אותה ומיתגה אותה מחדש כ-Microsoft To Do. כמשתמשים של Wunderlist לשעבר, תוכלו לראות חלק מה-DNA של האפליקציה בתוך המיתוג החדש אחרי הכל. מה שנחמד בעיקר בכלי הזה שהוא מאוד נקי ופשוט - ניהול רשימות ומשימות הכי סטרייטפוארד שיכול להיות עם מינימום רעשים ואפקטים מסביב. אבל תכ׳לס הקילר-פיצ׳ר הוא האינטרגציה עם שאר הכלים והשירותים של מיקרוסופט. אם אתם הטיפוס הזה, ייתכן מאוד שזה הכלי בשבילכם. החל מאינגטרציה לשירותים כמו Outlook (הכי כיף לתרגם אימל למשימה) ועד קריאה לקורטנה (העוזרת הוירטואלית) על מנת להוסיף משימה חדשה רק ע״י שימוש בקול (הכי עוזרת אישית שיכולה להיות). באופן אישי אני חושב שזו גם האפליקציה לניהול משימות שמעוצבת הכי יפה מכל שאר החברים ברשימה.

‍

 יתרונות

✅ משתלב יפה עם שאר הכלים של מיקרוסופט (Outlook, Cortana וכו׳)
✅ עיצוב נקי ויפה שקל להשתמש בו - תפור לניהול משימות.
✅ אפליקציות ותוכנות לרוב הפלטפורמות.
✅ חינם, בלי אותיות קטנות.

חסרונות

❌ בלי המון פיצ׳רים ויכולות מעבר לבסיס.
❌ בניגוד לחברות אחרות ברשימה, מיקרוסופט לא ״חיה ונושמת״ אפליקציות לניהול זמנים ומשימות כך שלפעמים הדבר יכול להיות מתורגם לפחות השקעה בכלי וגרוע מכך - סגירה שלא במידה ולא יראו בו כלכלי.

OmniFocus - לחובבי שיטת ה-GTD

OmniFocus מביאה טוויסט קטן בכך שהיא בנויה סביב שיטת ה-Getting Things Done (GTD), שיטת ניהול זמנים פופלרית המבוססת על ספרו (והפילוסופיה) של David Allen, אשר מכתיבים ״מערכת שיטות״ לניהול הזמן והחיים שלכם בצורה אפקטיבית. אם לא קראתם את הספר, מומלץ. האפליקציה בנויה סביב אותם שיטות על מנת להפיק את המירב מהזמן שלכם והשגת המטרות בצורה יעילה ושיטטית. OmniFocus מציגה שלל פיצ׳רים ויכולות שסובבים סביב אותה שיטה ובהחלט לחובבי ניהול הזמנים ובייחוד GTD - זו אפליקציה שכנראה תעבוד להם טוב. החיסרון העיקרי הוא שהאפליקציה זמינה אך ורק לאקוסיסטם של Apple. הגיעה הזמן לעבור לאפל?

‍

יתרונות

✅ בנויה סביב שיטה מוכחת לניהול זמנים (GTD).
✅ עשרות יכולות ופיצ׳רים לחווית פרודקטיביות מריבית.

חסרונות

❌ עולה כסף (עשרות דולרים בשנה).
❌ זמינה רק למכשירי ומשתמשי Apple (אייפון, אייפד, מק וכו׳).

אפליקציות נוספות להשלמת החוויה

אפליקציות לניהול משימות הם לא הדבר היחיד כשזה מגיע לניהול הזמן והחיים שלכם. יש עוד על הספקטרום. בפינת ה-Honorable Mention שלנו, הנה כמה שירותים וכלים מתחומים משיקים אחרים על מנת להשלים את חווית הפרודקטיביות שלכם.

אפליקציות לניהול פרויקטים וצוותים

אם אתם מחפשים מערכת לניהול המשימות ברמה של הצוות או אפליקציה שיותר שמה דגש על ניהול פרויקטים, להלן כמה שירותים פופלריים:

Monday - פיתוח ישראלי המהווה ״מערכת הפעלה״, כפי שהחברה קוראת לעצמה, לניהול החברה והצוות שלכם. מאנדיי מציע לוחות גמישים לכל צורך - ניהול פרויקטים, משימות, מידע משותף ועוד. הכל תחת קורת גג אחת שפשוט עובדת בצורה חלקה ופשוטה.

Asana - החברה הותיקה לכלים לניהול צוותים, ספרינטים ופרויקטים. בשנים האחרונות Asana עשו עבודה יפה על מנת להשאר מודרניים ואלגנטים (מבחינה מוצרית) כדי לתת פייט לכל השחקניות החדשות בתחום.

ClickUp - יש כאלה שיכנו את ClickUp ״כמו מאנדיי רק יותר טוב״. כמובן שזה נתון לויכוח. המוצר של קליק-אפ גם הוא מציע קורת גג אחת לניהול המשימות ושטף המידע בארגון/חברה/צוות שלכם, וכל זאת עם שלל פלגינים ופיצ׳רים שישדרגו את חווית העבודה שלכם.

Toggle -  למי שמחפש אפליקצייה לניהול הזמנים של העובדים (כמה כל אחד עבד על איזה פרויקט) או לניהול עצמי של מספר השעות שאתם עובדים אפילו בתור פרילאנסרים עבור לקוח מסוים - האפליקציה הזו בשבילכם.

אפליקציות לתיעוד ולכידה של מידע

לפעמים כל מה שאנחנו זקוקים לו הוא מקום שבו נוכל לאסוף ולארגן במסודר מידע ודברים שאנחנו צריכים לזכור. אתם יוודעים, כמו פעם שהיינו כותבים על פתקיות. אז אם פתקיות זה אולד-סקול מידי בשבילכם, להלן כמה אלטרנטיבות מודרניות:

Evernote - דמיינו מחברת, רק בענן. אברנוט מציעים ניהול של מחברות דיגיטליות בענן שזמינות דרך האפליקציה הייעודית שלהם לטפון, דרך הדפדפנים וגם אפליקציות דסקטופ.

Google Keep - ראיתם איזה משהו מעניין שאתם רוצים לשמור בצד לאח״כ? Keep של גוגל יעזור לכם לעשות זאת בקלות. השתמשו בתוספים הייעודיים לדפדפן ולכדו כל דבר שאתם רוצים לשמור לאח״כ ע״י תיוג מתאים.

Pocket - לחובבי הקריאה אונליין מבינינו, כמה פעמים ראיתם איזה מאמר או כתבה אבל פשוט לא היה לכם זמן באותו רגע לקרוא אותו? תכירו את Pocket, הכלי שיעזור לכם בקלות לשמור כל קטע קריאה בצד לקריאה מאוחרת. זמין כתוסף לדפדפנים, אפליקציה ועוד.

אוטומציות

אי אפשר שלא לדבר על ניהול זמנים, משימות ופרודקטיביות מבלי להזכיר את כל עולם האוטומציה. גם באתר הזה, מרבית הפעולות, שליחת המיילים, עדכונים וכדומה נעשים על ידי עשרות לתהליכי אוטומטציה שמשחררים אותי מפעולות חוזרות ונשנות שלא באמת מצריכות מגע אדם. הקסם בשילוב כלי אוטומציה עם כלי ניהול המשימות שלכם היא בעצם ״ההוליסטיות״ בין כל המערכות. לדוגמה, אני יצרתי לעצמי אוטומציה כשבכל פעם שיש לי פגישה בלוח שנה, אני יוצר לעצמי משימה בטרלו עם הפרטים של הפגישה (ושל מי שנמצא בה). השמיים הם הגבול כשזה מגיע לאוטומציות, ולכן חשוב לבחור כלי לניהול המשימות שלכם שמאפשר לעשות אינטגרציה עם שירותים אחרים שאתם משתמשים בהם.

Zapier - אפליקציית האוטומציות הותיקה והפופולרית. תאפשר לכם לחבר בין מגוון שירותים שונים בחיים שלכם ללא צורך בקוד או ידע טכני מתקדם. 

Integromat - ת׳כלס כמו Zapier, אך לדעתי יותר חזקה מבחינת יכולות ואטרקטיבית מבחינת המחיר. מינוס אחד קטן שהיא מצריכה עקומת למידה (טיפל׳ה) יותר מזאפייר.

IFFT - למי שבכלל מרגיש מאוים מעולם האוטומציות (באמת שאין צורך, אגב), IFFT בכלל ״לועסת״ עבורכם את העניין. עם ״מתכונים״ מוכנים לאוטומציות שימושיות, אין מקום להתבלבל.

‍

מחפשים עוד כלים שיהפכו את החיים שלכם לטובים יותר? 🛠
אספנו את הכלים שאנחנו חושבים שהם הטובים ביותר לניהול העסק/סטארט-אפ/החיים שלכם.

🔗 לצפייה ברשימת הכלים

‍

לסיכום

טוב, ראינו כאן המון אפליקציות וכלים שיכולים לעזור להם לנהל את המשימות שלכם, של הצוות שלכם או של כל הארגון. אבל זכרו - פרוקדטיביות זה משהו שמשיגים כשאשכרה עושים את המשימות (הידעתם?) ולא כשמתזמזים איזה כלי או אפליקציה הכי טובים או נראים טוב. בחרו כלי שמתאים לצרכים שלכם, התמידו להשתמש בו והתמקדו במשימות ובמטרות שלכם. הכלים נועדו לשרת את הפרודקטיביות שלכם, לא להפך. במידה ואתם מחפשים עוד כלים לניהול הצוות או פיתוח הסטארט-אפ שלכם, מוזמנים להציץ במאגר שלנו.

מכירים עוד כלים שלא הזכרנו כאן? אשמח לשמוע בתגובות (+ משפט או שניים למה אתם חושבים שזה באמת שירות טוב).