הבעיות עם ישיבות מרובות משתתפים מוכרות היטב לכולנו. הן עשויות להיתפס כבזבוז זמן, לא רלוונטיות לכל המשתתפים, לא מאפשרות שיח ודיון אמיתי, והרשימה עוד ארוכה. ישנו אפילו ספר בשם Death by Meetings, שמגדיר את התופעה כאחת הבעיות הכואבות ביותר בעסקים וארגונים מודרניים, אשר חלקם אינם מודעים אליה כלל. 

הקושי הזה רק מועצם לאור הצורך של ארגונים רבים לעבור כעת למרחב המקוון ולקיים ישיבות מרובות משתתפים - בין אם זה מדובר בפגישות בזום ודומיו, בהם המורכבות בקיום דיונים מרובי משתתפים ואינטראקציה בין חברי הפגישה רק הולכת וגוברת. 

אז הנה לפניכם סט הטיפים, העקרונות והכלים לניהול פגישה וירטואלית אפקטיבית, בין אם אתם עושים את הפגישה בזום, ב-Google Meet, סקייפ או כל ערוץ אחר לניהול השיחה בצורה מקוונת.

שלב ההכנה 

זו אולי קלישאה, אבל 80% מהאפקטיביות של כל פגישה קשורה בכלל בהכנה אליה, על אחת כמה וכמה במרחב המקוון.

שלושה עקרונות להכנה נכונה:

1. האם צריך אותי בכלל?

זה שיש פגישה קבועה בלו"ז - לא אומר שהיא צריכה להיות שם. זה שיש לנו Weekly - לא אומר שחייבים לקיים אותו. פגישות קבועות שפשוט 'קורות' ולא מנוהלות נכון או מעבירות תוכן ראוי שמכבד את כל המשתתפים בהן - עושות נזק. 

הנה כמה שאלות לשאול את עצמנו לפני שבכלל קובעים/מקיימים את הפגישה:

• "מה המטרה של הפגישה?" (עדכונים זו לא מטרה ראויה בעיני)
• "האם הזמן שיועד לפגישה ארוך/קצר מדי?" (זה ממש לא חייב להיות שעה למרות שזה ה-Default ביומן)
• "האם כולם צריכים באמת להיות שם?" "האם זה הניצול הכי טוב של זמנם?"
• "האם עשינו הכנה + שלחנו אג'נדה עניינית?"
• "מה התוצאה שתהפוך את הפגישה הזאת למוצלחת?"
• "האם הפגישה בנויה באופן שיביא לתוצאה הזאת?"

החלטנו שצריך את הפגישה בכל זאת - מעולה!

2. היי אג'נדה.

לקיים פגישה מבלי לשלוח אג'נדה מראש זה כמו לנסות לבשל מנה חדשה בלי שום מתכון. יש מצב שיצא משהו טוב, אבל לרובנו סיכוי גדול שיתפקשש וסתם נזרוק את חומרי הגלם.

ההבדל היחיד הוא שכאן 'חומרי הגלם' שעלולים להישרף הם שעות העבודה של העובדים והצוות שלנו, התסכול שהם יחושו שזמנם מבוזבז, והשחיקה בהערכה שלהם לפורמט של ישיבות צוות בגלל התחושה שהן לא מועילות להם או מנוהלות נכון.

אג'נדה ברורה ואפקטיבית צריכה לכלול:

• נקודות עיקריות לשיחה + מבנה הפגישה (עדיף בחלוקה ללו"ז וזמנים ככל שניתן)
• נוכחים + מה כל אחד אחראי להכין לפגישה
• מסמכים רלוונטיים וקישורים לכלים או חומרים שיעשה בהם שימוש בפגישה

שני העקרונות הראשונים עד כה נכונים גם לפגישות פיזיות וגם לפגישות מקוונות, אז מה בכל זאת משתנה בהכנה למפגש מקוונת?‍

3. לעזור לאנשים לשמור על מיקוד.

בפגישה מקוונת מאוד קל לנו 'להיעלם ולהיבלע'. לשים את עצמנו על Mute. לכבות רגע את הוידאו.  ללכת להביא משהו.   הילדים רצים ברקע, יש רעש מהשכנים, הכלב אוכל את הספה. יש הסחות ובלאגן וה'סטינג' שלנו משפיע מאוד על האופן בו אנו חווים ומתנהלים בתוך פגישה.

ההנחה שלי שאנשים כן רוצים להיות מעורבים ולכן צריך לסייע להם ביצירת "תפקיד" או אחריות נוספת בניגוד לפגישה רגילה. 

בתור מנהלי הפגישה עלינו לנסות להקפיד על כמה כללים:

• להתעקש על וידאו וסאונד אצל כולם. כן, זה חשוב. "לא, אי אפשר להתחבר מהטלפון - לפגישה במשרד גם היית מצטרף מהטלפון?"
• לתקשר את הציפיות שלנו ולהנחות את כולם מראש לדאוג לסביבה שקטה ללא הפרעות ורעשי רקע.  שייערכו בהתאם ויודיעו בבית שהם צריכים להיות 'ללא הפרעה' בזמן הישיבה שנקבעה. לבקש שידאגו לאוזניות חוסמות רעשים אם צריך, או יורידו אפליקציה כמו Krisp לבידוד רעש.  
• להגדיר בעלי תפקידים בפגישה.  אני אוהב להגדיר (1) 'מסכם' (2) 'אחראי זמנים' ו-(3) 'מנהל דיון' (לרוב אתם). מעבר לעובדה שזה עוזר בניהול הפגישה בפועל בצורה יותר אפקטיבית, זה גם הופך שני חברי צוות נוספים למעורבים יותר רק מעצם העובדה שקיבלו תפקיד ואחריות. 
• להגדיר את חוקי הדיון ולהכין את הכלים הדרושים לניהולו מבעוד מועד.  האם מתוכנן סיעור מוחות? מצוין, צריך לדאוג מראש לכלי כמו Mural, או Miro.  המשתתפים צריכים לפתוח שם חשבון? לשלוח הוראות ולוודא לפני שכולם עשו כן.  רצינו להכין שאלון ולשאול את המשתתפים לדעתם?  כדאי לאמץ כלי כמו Mentimeter או Kahoot. בהמשך אסקור מספר מתודולוגיות וכלים רלוונטיים נוספים.
• מחלקים את כולם לקבוצות דיון קטנות בזום? תכינו מראש את החדרים ובקשו מהאנשים לשנות את השם שלהם עם מספר הקבוצה כדי להקל על החלוקה שמנהל החדר יצטרך לבצע.

לפצח את הפגישה הוירטואלית - ניהול הפגישה עצמה - כלים, טיפים, מתודולוגיות

התכוננו נכון. כולם הגיעו בזמן ודאגו לסביבה מתאימה נטולת רעשים. אפילו עברו על האג'נדה מראש. זה כבר אירוע משמח.

אנסה לצלול כעת לכל הרכיבים הכרוכים בניהול הפגישה במטרה למקסם את האפקטיביות שלה בסדר הבא:

1. פתיחה
2. סבב 'מטבחון ומה נשמע' (סכנה #1)
3. סבב עדכונים מקצועיים (סכנה #2)
4. ניהול דיונים מקצועיים ושיתוף פעולה בזמן הפגישה
5. טיפים למנהל הדיון
6. כלים נלווים

הפתיחה

• קונטקסט + מטרה + אג'נדה + הצלחה - פגישה טובה חייבת להתחיל בכך שמזכירים לכל הנוכחים בפגישה לשם מה התכנסנו, מדוע אנו מקיימים את הפגישה והכי חשוב "מה תהיה הצלחה בסוף הפגישה" - מה התוצר שאנו רוצים להגיע אליו.
  מה צריך לקרות כדי שנגיד בעוד 60 או 90 דקות - וואו איזו פגישה אפקטיבית זו הייתה.
  חשוב לעתים גם באותה מידה להגדיר מה לא בגבולות הדיון כדי שלא נגרר לשם. "לטובת שיח על X יש לנו פגישה בשבוע הבא". 
• רקע וירטואלי עם אג'נדה ומטרות הפגישה יכול לעזור.  או שקף פתיחה שמסביר את הנקודות האלו בקצרה.  זה לא צריך להיות סופר רשמי ו'כבד' - פשוט להזכיר ולפקס את כולם.‍
• להתחיל (ולסיים) בזמן - זה כאילו ברור, אבל יש נטייה לעתים לגרור קצת פגישות אם לא מסיימים הכל. אל תעשו את זה. זה מתסכל את משתתפי הפגישה, זה גורם להם לחוש (ובצדק) שלא מעריכים את זמנם ושוחק את ההערכה שלהם למסגרת של ישיבת הצוות שנפרצת כל פעם מחדש.

סבב שיחות מטבחון, 'מה נשמע' ועדכונים - הסכנה הראשונה

מכירים את הסבב הזה בתחילת הפגישה שכל אחד מעדכן מה איתו, מה הולך, קצת "פיצוחים" ו"שיחות מטבחון".   אז זהו, שזה לא תמיד מתאים.  לפחות לא לכולם.  יש אנשים עסוקים שיש להם עוד מלא דברים על הראש ולא בא להם עכשיו להעביר 20 דקות ב'עדכוני מה נשמע'. 

ולא - אני ממש לא מתעלם מהצורך והחשיבות בגיבוש בין חברי הצוות, יצירת הווי, חברויות וכו'.. אני גם מבין שישיבת צוות נראית בדיוק כמו המקום המתאים לעשות את זה.

על אחת כמה וכמה כשכולם בבית, לא נפגשים במשרד, וקשה מאוד לשמר את הקשרים בין האנשים... 

אלא שאם זה לא מוגדר וברור, זה עלול להיות מסוכן ולטשטש את הקווים בין 'עבודה' ל'צחוקים' ולפגוע בחלק מחברי הצוות.

אז מה אני מציע? כמה פתרונות אפשריים: 

• X זמן לפני הפגישה מיועד לכך - הפגישה מתחילה ב-15:00, תזמינו את כולם 15 דק' לפני ל'עדכונים' ותפתחו את החדר ב-14:45.
• האפי האור שבועי - אפשר לקבוע ישיבה ייעודית לזה.  'צחוקים ועדכונים'.  זה כנראה מספיק חשוב כדי להקדיש לזה שעה פעם בשבוע.  
• "מטבחון Zoom" - גרסה אחרת להאפי האור שבועי ראיתי במה שנקרא מטבחון מקוון.  מדובר בחדר 'פתוח' עם לינק פומבי לעובדים אליו כל מי שרוצה רגע להתרענן או לעשות קצת סמול-טוק (ממש כמו במטבחון במשרד), יכול להכנס.  אפשר גם לפתוח את המטבחון בשעות ספציפיות וכך כולם יודעים מתי (צהריים למשל).
• לתחום ולהגדיר או להתחיל עם Ice-breaker - החלטנו בכל זאת לעשות את הסבב בתוך הפגישה? סבבה.  אבל בואו לפחות נגיד לכולם שזה מה שעושים עכשיו. נקצה לזה זמן באג'נדה ונבהיר שזה חלק מהישיבה כדי למנוע תסכול.  ואם כבר זה חלק מהישיבה, אז רצוי שננהל גם אותו ונעשה אותו חביב יותר עם איזו הפעלה או הנחייה נחמדה. 

עדכוני סטטוס מקצועיים - הסכנה השנייה

אחרי סבב העדכונים האישיים, מגיעה הסכנה הגדולה השנייה של פגישות צוות.   סבב העדכונים המקצועיים. 

גם כאן עולה השאלה - האם צריך אותם בכלל? אולי אפשר לעדכן במייל על חלק מהדברים? האם באמת מעניין את כולם מה קורה במיקרו של המיקרו של כל אחד? 

אז נכון, אנחנו רוצים שחברי הצוות ישתפו וידעו מה קורה אחד אצל השני, אבל גם כאן ישנו 'גורם סיכון'. 

הרבה פעמים אותו סבב עדכונים מקצועי משרת בעיקר את 'המנהל' ולא את 'הצוות'. 

עלינו לזכור כי ישיבת צוות היא לא המקום של המנהל להתעדכן מה קורה אצל כל אחד.  ישיבת צוות, כשמה כן היא, עבור הצוות.  

לכן עלינו לשאול את עצמנו האם סבב העדכונים באופן שהוא מנוהל - אכן משרת את הצוות, או אותנו המנהלים? 

אני מציע להקפיד על העקרונות הבאים במסגרת סבב עדכונים מקצועיים:

1. מהיר - כל משתתף מוגבל בזמן (דקה או שתיים).
2. ממוקד שאלה או אתגר - העדכון צריך להיות ממוקד ורלוונטי לכולם, וסובב סביב שאלות כמו: "האתגר המרכזי שהתמודדת איתו השבוע ומלווה אותך לשבוע הבא"  או  "הצלחה מרכזית של השבוע ומה אפשר ללמוד ממנה".  כמובן שכל אחד צריך לבנות את הגרסה שמתאימה לאופי הצוות, אבל חשוב לשמור על הנחייה ומסגרת גם בחלק הזה.

ניהול דיונים מקצועיים ושיתוף פעולה בזמן הפגישה

צלחנו את סבב העדכונים האישי והמקצועי. אפשר להגיע לתכל'ס. דיונים, חשיבה ועבודה משותפת.

אם בפגישה פיזית אפשר לקחת לוח מחיק ולהתחיל לשתף פעולה, הרי שבמרחב המקוון זה קצת יותר מורכב, והקושי בשיתוף פעולה מרובה משתתפים רק גובר.  

לצד כלים דיגיטליים דרושים, כמה עצות ומתודולוגיות להתמודדות:

• הכנה ומיקוד - אלמנט ההכנה שוב מקבל משנה תוקף במרחב המקוון. עלינו להגדיר שאלות ממוקדות לדיון, מטרה ותוצר רצוי וברור. תפקידנו כמובילי הדיון הופך חשוב עוד יותר וכחלק מהניסיון ליצור מיקוד ובהירות אני מציע להכין שקפים 'מפקסים' לצד מתדולוגיה לניהול הדיון, כדי למקסם אפקטיביות. 
• כלים רלוונטיים - הזכרתי זאת בהכנה.  יש להכין מראש את הכלים הדרושים כדי לנהל דיון אפקטיבי (למאגר הכלים, המתודולוגיות והטיפים המורחב שלנו בנושא - בקרו כאן).
• רלוונטיות לכולם - שאלו את עצמכם האם הדיון רלוונטי לרוב המכריע של המשתתפים בישיבה.  אם התשובה היא לא, תשקלו שוב אם לקיים אותו במסגרתה.  אז מה אם זה "נוח"?
• דוגמאות למתודולוגיות לניהול דיונים מקוונים:

1. The Challenge - במתדולוגיה זו מנהל הדיון מבקש מהמשתתפים לשתף עמו מבעוד מועד 'נושאים או אתגרים לדיון' המנוסחים כשאלות. לדוגמא: "כיצד נוכל לשפר את הממשק בין מחלקת המכירות למחלקת התפעול במעמד העברת עסקה לתפעול לאחר שנסגרה?". לאחר מעבר על האתגרים ובחירת הרלוונטיים ביותר, יתבקש מציף האתגר להציג אותו במסגרת הישיבה במשך 60 שניות למשתתפים.  לאחר מכן, במשך 2-3 דקות, אף אחד לא מדבר. כולם רושמים את כל המחשבות והרעיונות שיש להם בנושא. לאחר מכן מבצעים סבב בו כל אחד בתורו מציג בתמצית את הרעיונות וההצעות שלו. 'מסכם' הישיבה רושם את הנאמר ובנוסף מבקש מכל המשתתפים שישלחו אליו את הרשמים שלהם, אותם הוא משתף עם מציף האתגר.
2. The Jeff Bezos Approach -  מייסד אמאזון לא מתיר להשתמש ב-Powerpoint בישיבות. במקום, הוא מבקש ממנהליו לכתוב תקצירים מפורטים של נושא הדיון עם כל הפרטים הדרושים על מנת לדון בו.  תקצירים אלו נקראים בדממה בתחילת הישיבה, גם אם הדבר לוקח 20-30 דקות,  ולאחר מכן מתנהל סביבם דיון.  יש כמה יתרונות גדולים בשיטה אבל היא לא לכולם. 
3. Breakout Rooms - במידה ומדובר בדיון רב משתתפים, יש לשקול לפצל את הקבוצה למספר קבוצות קטנות יותר ולעשות שימוש ב'חדרים' בפלטפורמה המקוונת עליה אנו עובדים.  במסגרת זו יש להגדיר (1) שאלה ברורה לדיון, (2) תוצר רצוי ו(3) מסגרת זמן.  לאחר מכן יש לחלק את הצוות לתתי קבוצות לדיונים שיתקיימו בחדרים נפרדים, ולכנס את כולם לשיתוף ממצאים ומסקנות בתום הזמן. 

על חשיבותו של מנהל הדיון - טיפים להובלה:

ישנן כמובן עוד עשרות מתודולוגיות וקצרה היריעה מלפרט את כולם. אך לצד המתדולוגיה חשוב להדגיש את חשיבותו של הגורם האנושי שמנחה את הדיון. זה נכון תמיד, אבל מקבל משנה תוקף בפורמט המקוון. 

הנה אוסף טיפים למוביל הדיון / מנהל הישיבה:

• נראות במסך - אמנם הבסיס של הבסיס, אבל המיקום וההתנהלות שלנו אל מול המסך משפיעה מאוד.  ודאו כי רואים אתכם בבהירות, כי התאורה טובה, שאתם לא קרובים מדי (מפחיד) או רחוקים מדי (מנותק), וכי אין רקע מסיח דעת (ארון בגדים פתוח - פחות).
• מבט - חשוב לנסות להסתכל ישירות למצלמה של המסך. זו המקבילה של להסתכל לאנשים בעיניים.  לא כיף לדבר עם מישהו שכל הזמן מסתכל הצידה, או על מסך שני.  המבט שלנו חשוב ועושה הבדל.
• כוחו של הטון - אם בפגישה פיזית לשפת הגוף שלנו יש הרבה משמעות, אז הרי שבפגישה מקוונת 90% מהמשקל עובר לטון שלנו.  האם הוא מונוטוני, חזק, חלש.   חשוב לנסות לשבור את הרצף, לשנות מנעד, להרים לעתים את 'הקצב'. 
• תכנון אינטרקאקציות מובנות וניהולן – אם אנחנו רוצים אינטרקאציה בפגישה מקוונת, עלינו לתכנן ולעודד אותה. מעבר למתודולוגיות של ניהול דיונים, חשוב לעודד השתתפות של כלל הנוכחים, זאת באמצעות פעולות כגון: הדהוד ווידוא הבנה, בדיקת הנחות, הפניית תשומת לב למה שהאחר חושב, עימות עם הבדלים, לקרוא לחברי צוות 'רדומים' ו'להתקיל' בשאלה וכיו"ב.
• שקופיות גם למסרים פשוטים - מצד אחד, בפורמט מקוון יש לשקול לכלול יותר שקפים, גם למסרים פשוטים יותר, על מנת לסייע לאנשים להישאר ממוקדים ובעניין, אך מנגד...
• שקפים vs פנים - מנגד, חשוב לזכור שכאשר אנו משתפים מסך, כמעט ולא רואים את הפנים שלנו. הקשב של אנשים שבוהים באותו שקף יותר מחצי דקה יורד משמעותית.  כך יש לשקול לאמץ מעברים תכופים בין 'שקפים' ל-'פנים', לצד גישה של 'יותר שקפים לפחות נקודות' כדי לאפשר יותר תנועה וזרימ

סיכום הפגישה:

הייתה פגישה מדהימה. כולם יצאו באווירה של "בוא'נה הספקנו מלא", הכל תוקתק, ואפילו היה כיף.  ואז…כלום :)

שמעתי פעם אמירה יפה בסגנון של: 

"זה לא חשוב מה קרה או נאמר בפגישה, כל מה שחשוב זה מה רשום בסיכום הפגישה".  

זה אמנם קצת מצחיק, אבל לא כזה רחוק מהמציאות.  מבלי סיכום אפקטיבי, הפגישה לא שווה הרבה.

סיכום טוב רצוי שיבוצע בזמן הפגישה, על ידי מישהו ייעודי לכך שמוגדר מראש, ויודע מה מצופה ממנו וכיצד צריך להראות הסיכום. כמה עקרונות שלי:

• אני ממליץ לסכם במסמך שיתופי (Google Doc) ולשקול לשתף עם המשתתפים בזמן אמת במהלך הישיבה אם ירצו להוסיף ולתרום משהו.
• על הסיכום לכלול את נושאי הדיון, החלטות שהתקבלו בכל אחד, Action Items ברורים ומועד לדיון / נקודות ביקורת הבאה. שלד טוב למסמך סיכום הפגישה הוא מסמך האג'נדה של הפגישה. ראו קישור לטמפלייט מוצע לסיכום פגישה כאן. 
• כל Action Item חייב שיהיה לו (1) 'בעלים' (אחד, לא יותר) (2) תאריך יעד (3) פעולה (לשלוח Y ל-X).
• עליו להיות משותף עם כולם מיד לאחר הפגישה או בזמן אמת בצ'אט.

ולסיכום -הנקודות העיקריות:

• לחשוב טוב טוב אם בכלל צריך את הישיבה, להגדיר תוצאה רצויה וברורה, ולבחון האם הישיבה בנויה באופן שיגשים את המטרה.
• להתכונן כמו שצריך, לשתף עם כולם אג'נדה מסודרת, לחלק תפקידים, ולעזור לכולם לשמור על מיקוד באמצעות הנחיות וכללים ברורים. 
• לתכנן בקפידה כיצד מנהלים רכיבים עם פוטנציאל בעייתי בפגישה, כמו 'סבב מה נשמע', 'סבב עדכונים מקצועיים'.
• להבנות ולהנחות היטב את האופן בו ינוהלו הדיונים והאינטראקציות תוך מיקוד והגדרת התוצר הרצוי של כל אחד. בתוך כך יש לדאוג לכלים טכנולוגיים, מתודולוגיות, והנחייה מדויקת על מנת להשיג את אותו תוצר באפקטיביות. 
• לסכם את הפגישה בצורה עניינית, לגזור משימות, בעלות, ומסגרות זמנים לביצוע.

אז נכון, לנהל ישיבה אפקטיבית דורש השקעה, וזה לא כזה טריוויאלי. זו אחת הסיבות שהרבה מהישיבות בהרבה מהארגונים - לא מספיק טובות.  

אבל אם תחשבו רגע מה מוטל על הכף - זמנם של העובדים והצוות שלנו, תחושת התסכול שמתעוררת כאשר הוא מבוזבז, וההערכה שלהם כלפינו וכלפי מקום העבודה - נראה לי שזה שווה את זה, לא?