עבודה מרחוק או עבודה מהבית - צורת עבודה שקיימת כבר מספר שנים לא מבוטל. אבל בתקופה האחרונה בגלל או בזכות וירוס הקורונה, כל מי שחלם ומצד שני בכלל לא חשב לעבוד מהבית, אולצו לעבוד מהבית. עבודה מהבית או מהבית התגלתה לא רק כמשהו כיפי, אלא יותר כתהליך לא פשוט הן לרווקים והן לבעלי משפחה עם ילדים. אז איך ניתן לעבור את שעות העבודה מחוץ למשרד ולהפוך אותם למשהו שמזכיר את עבודת המשרד אבל יש בהם גם את יתרונות העבודה מהבית? להלן מספר טיפים ממשיים שיכולים להקל על שגרת העבודה.
אין לכם כוח לקרוא הכל? הנה תקציר:
1. קביעת לוח זמנים שעובדת ומתאימה לכם
אין כרטיס עבודה שצריכים להעביר כל בוקר בכניסה למבניין המשרדים. למי שמתאפשר לוח זמנים גמיש, ונוח לו להתחיל את העבודה בשעה 10 בבוקר, ואין לו שיחות או פגישות ZOOM מוקדמות, יכול להרשות לעצמו יותר שעות חופשיות בבוקר. ניתן לצאת למספר שעות מנוחה בשעות הצהריים ולהשלים את העבודה בשעות הערב המאוחרות. אולי מתאים לכם להתחיל את יום העבודה מוקדם בבוקר? בשעה שבע לדוגמא, לסיים בשעות הצהריים ולא "למרוח" את שעות העבודה במשך כל היום. מה שחשוב זה ליידע את אנשי הצוות שעובדים איתכם בשעות שאתם זמינים לעבודה (עדיף שאלה יהיו שעות קבועות במשך כל ימות השבוע) אחרת הגמישות בשעות לא תורגש ואתם תצטרכו להיות זמינים כל שעות היום והערב.
כל אחד והעדפות שלו, עבודה מהבית יותר גמישה וחוסכת את זמן הנסיעה למקום העבודה ואת זה ניתן לנצל לשעות הפנאי עם עצמך, בני משפחה או חברים.
2. קביעת פגישות, שיחות ועידה, zoom צמודים אחד לשני
יש לכם פגישות או שיחות במהלך היום? אל תפזרו אותם לאורך כל יום העבודה, להפך תשתדלו לעשות את כל זה עם הפסקות של עד רבע שעה ביניהם. כך לא תפריעו לזרימת העבודה במהלך שעות העבודה שיתפנו לכם לפני או אחרי הפגישות או השיחות.
פגישות או ישיבות שצריכות להתקיים מחוץ לבית, עדיף לקבוע לשעות אחר הצהריים. הסיבה היא שבשעות אחר הצהריים הריכוז שלנו יורד, עייפות מתגברת, זה זמן טוב לפגישות ושיחות שמצריכות מאיתנו פחות ריכוז.
3. תשנו את מקום העבודה מדי פעם
מומלץ לשנות את סביבת העבודה כדי להעלות פרודוקטיביות. אל תעבדו ימים שלמים מהבית. צאו החוצה אם זה לבית קפה, תשכירו מקום עבודה למספר שעות או יום שלם בחלל עבודה משותף. זו הזדמנות להכיר אנשים חדשים, אי אפשר לדעת לאיפה הכרויות אלה יובילו אותכם. צריכים רגעי השראה? סעו לחוף הים או תמצא מקום עם נוף פתוח ושקט עם צלילי טבע מסביבכם. ניתן גם להישאר בבית, להתמקם למספר שעות במרפסת או בגינה. לחילופין לצאת מהבית ולעבוד בבית של חבר או עמית.
4. תשקיעו בפינת העבודה שלכם או לפחות בשולחן העבודה
כנראה שחלק משמעותי מהיום תבלו ויש אלה שיגידו יעבירו מחוסר ברירה, ליד שולחן העבודה שלכם. קודם כל תשקיעו בכיסא ובמסך טוב שמתאים לכם, בעלי איכות טובה. מה שישמור על הגב ועל העיניים שלכם - אותם לא תוכלו להחליף בקלות תמורת שום סכום כסף.
אם אין לכם שולחן עבודה שמיועד רק לעבודה שלכם, כדאי לחשוב על מקום כזה או לקנות אפילו שולחן לא גדול, בו תוכלו לשים את המחשב ואת שאר הדברים שלכם, כך לא תצטרכו לארגן כל פעם מחדש את מקום העבודה, מה שיחסוך את זמנכם. בואו נודה שזה לא כיף כל פעם לעבור למקום אחר. חשוב שיהיה מקום אחד, המיועד רק לעבודה.
5. תחליפו בגדים לפני שאתם מתחילים לעבוד
בהמשך לסעיף הקודם, כדי להשרות אווירת עבודה, חוץ מלארגן מקום עבודה המיועד לזה, תחליפו בגדים ואל תשארו עם פיג'מה. תעשו ניסיון: תעבדו מספר ימים בבגדים מחויטים ואפילו עם נעליים ומספר ימים בבגדים נוחים יותר, גינס והוודי למשל. באיזה ימים התפוקה שלכם היתה גבוהה יותר והרגשתם יותר טוב? אין נכון ולא נכון, תמשיכו ללבוש בשעות העבודה את הבגד עם התפוקה הגבוהה יותר.
6. תצאו ותפגשו אנשים פנים אל פנים
תקבעו מראש באופן סדיר פגישות עם חברים, ארוחות צהריים או סתם לשבת על כוס קפה. גם חוגי זומבה, סריגה או כל דבר שאתם אוהבים מתאים. המטרה היא לצאת מתוך הבית, לשבור את השגרה ולהיפגש עם אנשים נוספים פנים אל פנים ולא דרך זום.
7. תעשו שיחות וידאו ולא רק אודיו
מי שעבד בעבר במשרד, ודאי זוכר את הפסקות הקפה עם עמיתים, שיחות מסדרון או ארוחות צהריים משותפות. אלה היו רגעים כיפיים שחסרים כשעובדים מהבית או הרחק מהמשרד.
ניתן לשחזר את חווית הביחד גם בעבודה מהבית, כשנעבוד לא רק עם מערכת השמע אלא גם עם וידאו. עם איזו תוכנה? בהמשך אפרט יותר על תוכנות וכלים העוזרים להפוך את סביבת העבודה לנוחה וחברותית יותר. ברור שזה לא אותו הדבר, אבל כן מקרב בין העמיתים, מה שחשוב ביותר כשעובדים בצוות.
8. צאו להפסקות
כשסגורים בחדר או עובדים מפינת העבודה שלכם, אין יותר מדי הפרעות, שזה מעולה! מצד שני, חשוב לא לשכוח על הפסקות, גם כשיש לחץ ואנחנו רוצים לסיים את המשימות בזמן הקצר ביותר כדי לעבור למשימה הבאה. הפסקות קצרות של עשר דקות או רבע שעה עוזרות לפרודוקטיביות של העבודה. ישנן שיטות שונות להקפיד על ביצוע הפסקות: לעבוד בשיתוף פעולה עם עוד מישהו כשכל אחד מתזכר אחד את השני על לצאת להפסקה. לשים שעון מעורר או טיימר, להשתמש ב"שיטת פומודורו" - יש אפליקציות שעוזרות לעבוד בשיטה זו. תקפידו על ביצוע הפסקות, גם כשאין עמיתים בסביבה שמזמינים אותכם לרדת למטה לכוס קפה.
9. תשימו הודעה או שלט "נא לא להפריע"
בעבודה מהבית ישנם מספר מוקדים להפרעות: ONLINE & OFFLINE. ישנם בני משפחה שיכולים להיכנס באמצע יום עבודה, לשאול שאלות, להתייעץ או לחלוק דברים. תוכלו להכין שלט מגניב עם רמיזה או אמירה ישירה "בשלבי יצירה - נא לא לחפור לי" או להגיע להבנות שברגע שאתם שמים אוזניות, אף אחד לא פונה אליכם. תוכלו לרכוש אוזניות לביטול רעשים, כך תהיו מרוכזים יותר במשימות ולא ברעשי הסביבה. אל תשכחו את התוכנות הצ'ט כמו Slack או כל תוכנה אחרת שאתם משתמשים בה. תתנתקו או תשימו הודעת של "לא זמין".
10. תנהלו משימות לשבוע הקרוב
תתכננו את השבוע הבא כבר מיום חמישי. תשימו לב לשעות בהם יש לכם פגישות או שיחות, שעות בהם אתם בחוץ ותבדקו מהן המשימות העיקריות לשבוע הבא. שריינו את הזמן לביצוע משימות אלה, כך שאף אחד לא יפריע לכם לסיים אותם ולא ידחוף פגישות נוספות על חשבון זמן העבודה שלכם על המשימות השבועיות.
11. תמצאו את הפלייליסט שלכם
למתקשים בריכוז או אוהבי רעשי רקע, ניתן להיעזר במוסיקת רקע מרגיע או קצבית. תעשו חיפוש ביוטיוב, בטוח תמצאו משהו שתאהבו. אולי תעדיפו את רעשי הרקע של בית קפה או משהו חורפי כמו גשם או רוחות עזים מבחוץ ומבפנים דולק לו קמין נעים וחמים. בנוסף יש אפליקציות עם גלי בטא מה שעוזר לכם להתרכז ולהתעלם עד כמה שניתן מהפרעות של רעשים מבחוץ.
12. עובדים בצוות? תהיו איתם בקשר לפחות פעם אחת ביום
למי שעובד בצוות, יחסים בינאישיים עוזרים לביצוע משימות ובכללי לאווירה מגבשת וכיפית. אז תעבירו את הצחוקים של המשרד לעבודה מהבית. זה אפשרי, רק יותר מאתגר. ניתן להשתמש בתוכנת הצ'אט של החברה או פשוט לפתוח קבוצת וואטסאפ.
13. תשקיעו בציוד שיעזור לכם לעבוד יותר טוב
אל תחסכו בהוצאות על ציוד טוב, אם זה כיסא, מסך, עכבר או מחשב. אלה דברים שישמשו אתכם למספר שנים. תשתמשו בהם מספר שעות לא מבוטל בכל יום, ציוד לא נוח או לא מתאים יכול להסב נזק בריאותי.
תשקלו אולי להוסיף עוד מסך, מה שיאפשר עבודה יותר יעילה. אם חברה בה אתם עובדים מצ'פרת את העובדים במוצרים שיעזרו להם לעבוד מרחוק, תציעו החזר חלקי על מוצר שאתם מעוניינים לרכוש במקום מוצר שמביאים מהחברה.
אספנו את הכלים שאנחנו חושבים שהם הטובים ביותר לניהול העסק/סטארט-אפ/החיים שלכם.
שירותים ואפליקציות לעבודה מרחוק
אספתי עבורכם מספר שירותים ותוכנות שיהפכו את העבודה שלכם מהבית ליעילה יותר. אם אתם מחפשים עוד, מוזמנים להעיף מבט על המאמר המלא שכתבנו על תוכנות לניהול משימות וזמנים.
תוכנות צ'אט
Chatter - כלי לרשת חברתית פנים ארגונית
Quip - מאפשר תיוג וצ'אט בתוך כל מסמך
כלים טכנולוגיים לניהול מרחוק
JIRA - מערכת ניהול פרויקטים
Monday - כלי נוח לניהול משימות הן לצוותים והן למנהלים
כלים לשיתופי פעולה, ישיבות וגיבושים
Google Meet - שיחות וידאו עם עמיתים בחינם
Miro - לוח וירטואלי בו כל אחד מהמשתתפים יכול לגשת אל הלוח ולהציג או לצייר את מה שנחוץ לו.
אפליקציות ליום עבודה
אפליקציה של שיטת פומודורו - ניהול זמן עבודה והפסקה.
אפליקציית גלי אלפא ובטא - לריכוז ומנוחה.
אז איך מקלים על עובדים ומנהלים שבחרו או נאלצו לעבוד מרחוק ולא ממשרדי החברה?
- מדידת עבודה לפי תפוקה בלבד ולא על פי זמן עבודה.
- שקיפות של התקדמות של כל אחד מהעובדים לגבי פרוייקט שהוא מבצע. כך שכל אחד מהעובדים והמנהלים רואים ויודעים לגבי השלבים של כל אחד מהפרויקטים בהם הם משתתפים.
- להקפיד על מפגשים קבוצתיים, ישיבות וירטואליות. עבודות צוות חייבות להמשיך להתקיים אם זה לצורך מטלות עבודה או גיבושי חברה ובידור כמו משחקי חברה.
- יכולת ניהול בינאישית, של כל אחד מהמנהלים, בעזרת הכלים הוירטואליים העומדים לרשותם. יכולת של מנהל לספק תחושת ביטחון לעובדים, גם כשקיימת אווירת אי ודאות אם זה ברמת חברה או ברמה ארצית ואפילו בינלאומית כמו בתקופת קורונה.
לסיכום
בין אם מציאות עבודה מהבית נכפתה עליכם או בחרתם לעבוד מרחוק כאידיאולוגיה, את החסרונות הקיימים כמו: ריחוק פיזי, חוסר באינטראקציה עם עמיתים, בדידות, צורך במשמעת עצמית גבוהה ועוד, ניתן לשפר או להעלים לגמרי בעזרת שימוש נכון בכלים טכנולוגיים, למידה של צורת עבודה וסדר יום נכון. כך היתרונות בעבודה מרחוק יעפילו על החסרונות הקיימים.
