גם אם אף פעם לא עצרתם לחשוב או להגדיר את הקוד התרבותי בחברה או בצוות שאתם מובילים, יש לכם כזה. הוא מנחה ומכוון אתכם בניהול הצוות ובעבודה השוטפת, וכתוצאה מזה גם את כל מי שאתם מנהלים, ואת כל מי שתחתם.
הקוד מושפע מהערכים בהם אתם דוגלים, מהחוויות הקודמות שלכם כמנהלים ומנוהלים, וכמובן מזה של המנהל/ת שלכם - אם יש לכם. הוא משפיע באופן ישיר על ההתנהגויות של העובדים ובא לידי ביטוי בשעות העבודה, ההתנהלותבישיבות, ההתייחסות ל"דד-ליינים", איכות ורמת הגימור של המשימות והפרוייקטים תחת חסותם, אופן התקשורת שלהם עם לקוחות ושותפים של החברה, הדרך בה יחגגו ניצחונות ויגיבו לאתגרים ועוד.
למה צריך בכלל קוד תרבותי לארגון?
בניהול יש רגעים שבהם הכל עובד ומסתנכרן באופן משביע רצון, רגעים בהם אתם אוחזים בחוזקה בהגה המכוון, הכל תחת שליטה וזורם פחות או יותר כמו שתכננתם. ויש רגעים שלא.
ברגעים בהם עולות הדילמות הניהוליות, כמו: איך אני מגיבה לעובד שלא "מספק את הסחורה" בזמנים שנקבעו, איך אני עונה לבקשת חופשה שמגיעה בזמן הכי פחות מתאים, איך אני מתייחסת לאמירות שנזרקות במשרד על ביצועי החברה או על שכר, איך אני מגיב למשבר אמון, לחוסר מוטיבציה של עובדים או לאינטריגות חברתיות בצוות. ברגעים כאלה, יותר קשה לאחוז בהגה, והוא קצת מאבד שליטה. הרגעים הללו מוכרים לנו היטב ומושפעים מהביצועים וההצלחות של החברה, מהכימיה והדינמיקה בין חברי הצוות, מהתפקוד האישי של כל חבר צוות בנפרד וממשברי הנהלה.
כאן הקוד התרבותי והתרבות הארגונית שיצרתם (במכוון או לא) עומדים למבחן. כשקשה לנווט את הספינה בביטחון עולות השאלות, ובדרך כלל בדיעבד - האם הגבתי נכון? האם הייתי צריכה להתייחס אחרת לאמירה שנזרקה? האם אני צריך לדרוש יותר מהעובדים או לשחרר את החבל? האם סביר שאיבדתי את הסבלנות בסיטואציה או שהייתי צריכה לעצור ולדחות את הדיון לזמן אחר שבו אהיה יותר שקולה? איך אני עונה לבקשת העלייה בשכר של העובדת, ומה לייעץ למנהל שתחתיי לעשות בזמן משבר עם הצוות שלו?
הגדרה של כמה עקרונות מנחים, שיהוו את הקוד התרבותי, ועצירה אחת לתקופה לבחינה ותיקוף שלהם, יאפשרו לנו להיות קצת פחות ספונטניים ותגובתיים, ויותר שקולים ומחושבים. עקרונות אלו יעזרו לנו לכוון את אופי ותורת הניהול של כל מנהל בחברה ויוסיפו מימד של ביטחון בתגובות ובניהול סיטואציות מול עובד או צוות, אשר ישתקף כלפי חוץ וינסך ביטחון גם בעובדים. כך האחיזה בהגה תרגיש יותר יציבה, גם כשמגיעים הגלים החזקים.
חשוב לציין שכאשר משימת הנחת היסודות של קוד תרבותי של חברה מונחת בדרך כלל על כתפי היזם או מי שעומד בראשה, האחריות להתוות את הדרך המקצועית והאנושית, אינה פוסחת על מנהלי הצוותים, ובמובנים מסוימים אף גדלה. הקוד הכתוב יהווה עמוד שדרה ערכי לחברה, כלפי פנים - אל מול העובדים, וכלפי חוץ - מול עובדים עתידיים, שותפים, לקוחות ומשקיעים.
אוקיי, השתכנעתי - אז איך מגדירים קוד תרבותי?
חשוב להגדיר את הקוד באופן בהיר וממוקד, ולבחור מספר אימרות אשר משקפות את הערכים בהם אתם דוגלים שמהווים את המצפן האתי והמקצועי שלכם מול העובדים. זוכרים את עשרת דיברות הצופה? את רוח צה"ל? אז ממש ככה:
- כתבו על דף או במסמך WORD את כלל הערכים שאתם מאמינים בהם – כאלה שהייתם רוצים להיות מזוהים איתם כמנהלים.
- מתוכם, בחרו את ערכי הליבה – פחות או יותר עשרת הערכים הכי חשובים לכם. לרוב, שאר הערכים יכולים לנבוע מאותם עשרה ערכי ליבה.
- חשבו על כל ערך בנפרד, ונסחו סביבו משפט שיסביר לעצמכם ולמי שיקרא אותו בעתיד (ספוילר - העובדים) למה בדיוק אתם מתכוונים.
- תחת כל משפט, כתבו רשימה של התנהגויות מצופות מהצוות שישקפו בעיניכם את הערך שבחרתם. הוסיפו באדום גם מספר התנהגויות אשר יחטאו לו.
* מוזמנים להציץ במסמך שלנו להשראה.
כתבתי! מה עכשיו?
תהליך הכתיבה כשלעצמו יחדד לכם את עקרונות הניהול שלכם ואת המצפן שיכוון אתכם בהתמודדות עם דילמות ניהוליות. אבל אם תרצו לקחת את הקוד התרבותי שלב אחד קדימה, הנה כמה המלצות חמות:
שקפו את הקוד התרבותי מול הצוות.
נשמע קצת מוזר, או מאולץ, אבל שיח פתוח וכנה מול הצוות ושיקוף של הקוד התרבותי של החברה, יעזור גם להם להתאים את עצמם - להבין מה הכי חשוב בעיניכם, מה מצופה מהם, מה יהיה חצייה של קו אדום מבחינתכם ואילו התנהגויות אתם הכי מעריכים. השיקוף מול הצוות לא צריך להיראות כמו סשן נוקשה בו אתם עוברים על החוקים והכללים של החברה, אלא יותר כמו דיון, שיח של עקרונות וערכים.
אפשר לנהל שיח כזה בהרבה דרכים, הנה דוגמא אחת כזו:
- בקשו מחברי הצוות לכתוב את הערכים שצריכים לדעתם להנחות את החברה, ממש כמו שאתם עשיתם לפני (כדאי לתת להם 5 דקות כדי לחשוב ולכתוב).
- בקשו מהם לסמן את עשרת הערכים החשובים ביותר בעיניהם, ולהעתיק אותם על פתקים.
- מקמו את כל הפתקים על השולחן לעיני כולם וצרו ביחד "קבוצות ערכים דומים".
- בקשו מכל חבר צוות לבחור ערך ולהעלות 2 סיטואציות או התנהגויות, אחת שמשקפת את הערך והשנייה שמשקפת חצייה שלו. (לדוגמה: "ערבות הדדית משתקפת בצוות כשחברי צוות מחפים על היעדרות של חברת צוות שנעדרת ולוקחים את המשימות שלה על עצמם, ערבות הדדית לא משתקפת בצוות כש"שורפים" חבר צוות מול לקוח).
- בסוף הדיון (שצפוי לקחת כשעה) פרטו את הקוד התרבותי שהוגדר על ידכם מבעוד מועד - סביר שערכים שעלו בדיון ישתקפו בו, אך אולי תציינו גם ערכים חדשים שלא באו לידי ביטוי בשיח. עברו עליו, הסבירו את עצמכם ובידקו האם חברי הצוות מבינים ומזדהים איתו.
* אם חברי הצוות מנהלים בעצמם, הם יקחו את הדיון לכיוון אופן הניהול שלהם מול הצוות שלהם.
אם חברי הצוות עובדים עם לקוחות, שותפים או קולגות, כוונו אותם למערכות היחסים שלהם איתם.
* הימנעו מלהפוך את הדיון למתן פידבק כלפיכם, או לפידבק אישי לחברי הצוות האחרים - לטובה ולרעה – זוהי לא מטרת הדיון. כוונו את הדיון על ידי פתיחה שלו בעצמכם כדי להתוות את הדרך למי שידבר אחריכם.
דאגו שהקוד התרבותי ישתקף בכל שיחת פתיחה לעובד חדש באופן בהיר ומפורש.
מהרגע שנוסח, על הקוד התרבותי להוות את עמוד השדרה של החברה. במקום לתת לעובד "לגלות" אותו לבד, בתהליך שייקח זמן ועלול להעלות גם אי נעימויות, פרטו את הציפיות ואת הערכים שמנחים אתכם ואת החברה במעמד הכניסה לחברה. שיקוף של קוד תרבותי כתוב לוקח את שיחת תיאום הציפיות שלב אחד קדימה ומשאיר פחות מקום לתחומים אפורים. אם נדרש כיוון התנהגות מול העובד בהמשך, ניתן לחזור לאותו קוד או ציפיות שהוגדרו, ולהצביע על הסטייה מהן.
שקפו את הקוד התרבותי גם כלפי חוץ.
כאמור, הקוד התרבותי למעשה מגדיר את "האופי" של החברה. קריאה שלו צריכה לתת לקורא מושג במה מנהלי החברה דוגלים, ולשדר אנושיות מאחורי המסרים השיווקיים, הביצועים והיעדים. עבור בעלי אינטרסים שונים הוא יהיה חלק בלתי נפרד מתיאור המוצר או השירות שהחברה מספקת - משקיעים, שותפים, עובדים פוטנציאלים ואפילו לקוחות ימצאו הרבה עניין בעמוד השדרה הרוחני של החברה. לכן, מומלץ לנסח את הקוד כך שאכן ישקף את אותו עמוד שדרה רוחני, ולהפוך אותו לפומבי ונגיש בחומרי החברה לכולם.
פעלו על פי הקוד התרבותי.
לא מספיק רק להגדיר את הקוד מול עצמכם, ואפילו אם כבר שיקפתם אותו מול הצוות - כאן העבודה רק מתחילה. החלק הקשה באמת יהיה לוודא שאתם פועלים לאורו:
1. מהווים דוגמא אישית - נסו לשים לב להתנהגות והדפוסים שלכם כדי לוודא שאתם מיישמים את מה שהגדרתם בעצמכם. הקדישו תשומת לב להתנהגות שלכם לא רק מול הצוות, אלא גם מול הקולגות, המנהלים, המשקיעים והשותפים שלכם. לדוגמה, אם אתם דוגלים בכיבוד הזמן אחד של השני, ושואפים שישיבות צוות יתחילו בזמן שנקבע להן - הגיעו בעצמכם כמה דקות לפני, והיו מוכנים בשעה שנקבעה להתחיל את הישיבה.
2. מחנכים ומכוונים התנהגות לאורו - הכוונת ההתנהגות תבוא לידי ביטוי לרוב בשתי פעולות:
הראשונה בפרגון וציון חבר צוות על התנהגות אשר מביאה לידי ביטוי את אחד הערכים.
נסו לסגל לעצמכם את הדרך המועדפת עליכם כדי לפרגן לעובד באופן אישי, אך גם באופן פומבי. לדוגמה – עובד התמודד עם לקוח קשה, ופעל במקצועיות ובסבלנות. לא משנה מה הייתה התוצאה – כדאי לזרוק לו מילה טובה מיד בסיום הפרשה, גם לציין זאת בישיבת צוות הקרובה, במשפט מפרגן. השנייה (והקשה מבניהן לרוב) בהערה ופידבק אישי כאשר מזהים סטייה מהתנהגות רצויה.
הפידבק יכול להיות בשיחה באותו הרגע או בדיעבד, שתשקף ותסביר למה לדעתכם העובד לא הגיב או התנהג כמצופה ממנו.
3. חשוב להדגיש שבעיני לא צריך לחכות לדרמות ומקרי קיצון כדי לכוון התנהגות - רצוי שהכוונת ההתנהגות תבוא לידי ביטוי לאחר מקרים נקודתיים, כדי שתיתן לעובד הזדמנות לתקן את הסטייה לפני שזו מעמיקה. בדיעבד יהיה קשה יותר להחזיר עובד שסטה למסלול. לדוגמה, אם שמתם לב למייל שלא נענה תוך זמן סביר ע"י חבר צוות – להגיב ולדרוש את המענה.
אין צורך לזהות תבנית התנהגותית כדי להעיר - אין צורך לחכות לראות אם ההתנהגות חוזרת. ככל שמעירים בענייניות ומקצועיות התגובה שלכם תבהיר לעובד מה מצופה ממנו (גם אם יהיה לו לא נעים לקבל את ההערה, וגם אם היו לו סיבות טובות להתנהגות) ותהיה חשובה ומשמעותית גם לסיטואציות עתידיות. הערה יכולה להגיע בצורת מייל או בשיחה פנים מול פנים - בהתאם לחומרת העניין. אך בכל מקרה, חשוב שתגיע בסמוך לאירוע. על עניינים מהותיים כמו ערבות הדדית או מענה ללקוח יהיה נכון לדבר בעל פה לפי דעתי, ועל עניינים יותר פונקציונאליים (כמו זמני תגובה במיילים או צורת ניסוח) הייתי מסתפקת במייל או וואצאפ (שוב - להערות נקודתיות ולא לשם הצבעה על דפוס הנהגות, שם נדרשת שיחה יותר אישית).
בשיחות משוב מובנות ותקופתיות עם העובדים (מאמר שלם נפרד יכול לעסוק בחשיבות ובאופן הניהול של אלה) הקוד האתי יכול לעזור לכם למקד את הפידבק ולהצביע על הפערים, אם קיימים, במיינדסט ובאופן ההתנהלות של כל אחד מהם. מעבר על המסמך לפני שיחות משוב כאלה יעזור לכם לדייק את המסרים והנושאים שתרצו להביא לידי ביטוי בשיחה.
"מדברים" את השפה של הקוד שהגדרתם.
המלצה חמה נוספת היא לשים לב שאתם "מדברים" את השפה של הקוד שהגדרתם. שימוש בטרמינולוגיות וחזרה על מסרים מתוכו מול הצוות בהזדמנויות שונות תטמיע אותו במודע ושלא במודע בצוות. לדוגמה, אם הגדרתם ש"Integrity" הוא ערך עליון מבחינתכם, אז שימוש במילה הזו ואיזכור שלה ישרת אתכם בתהליך ההטמעה. אם תראו שהעובדים מתחילים לדבר את השפה של החברה, ולהשתמש במושגים הללו בינם לבין עצמם ואל מול לקוחות ושותפים, תדעו שהצלחתם. חזרה על מכלול העקרונות הללו באירועי חברה או ישיבות סיכום תקופה, הרמות כוסית או שיחות אסטרטגיה, תהווה דרך נוספת לגרום להם לחלחל לתודעה של העובדים ולבסס את הקוד החברתי ב-DNA של החברה.
דואגים לעצור אחת לרבעון, ולבצע רפלקציה.
כמנהלים גם אנחנו צריכים עצירה, הכוונה, ביקורת, ושינוי דפוסי התנהגות בעת הצורך. לא תמיד תהיה לנו הדמות שתעביר אותנו את התהליך הזה ונדרש לעצור בעצמנו, ועם הרבה משמעת עצמית לבצע רפלקציה ולקבל החלטות.
עם כל העומס והעבודה השוטפת, תהליך כזה יקרה רק אם הוא יהיה משוריין מראש ביומן אחת לרבעון או חציון, ויעשה באופן כתוב. אני ממליצה לקבוע עם עצמכם מועד בו תעברו על הקוד שהגדרתם, ותדרגו בין 1-10 עד כמה כל ערך ליבה בא לידי ביטוי בדרך הניהולית שלכם. כשאני עושה זאת, אני כותבת לעצמי מקרים, תגובות וסיטואציות בהם הייתי פועלת אחרת בדיעבד, ומגדירה 3-4 יעדים אישיים לקראת התקופה הבאה.לדוגמה -"לומר מה מפריע לי, ברגע שהוא מפריע, בלי לאגור כעסים" / "לנהל מעקב קפדני על תאריכי היעד של משימות הצוות - ולדרוש עמידה מוחלטת בזמנים שהוגדרו." בחלק מהמקרים אפשר לגזור גם דרכי פעולה. לדוג': עבודה עם מערכת תזכורות חדשה לתאריכי יעד של משימות ופרויקטים.
לסיכום ובנימה אישית
אני מאמינה שתהליכי ניהול סדורים ומתודולוגיים הם הרבה יותר מ-Nice to have. הם עושים סדר בבלאגן הנובע מעומס המשימות והמחשבות, ומהווים השקעה נכונה של הזמן בטיפוח עדין ומדויק של מערכת היחסים עם העובדים.
הגדרת קוד תרבותי לחברה שקולה להצבת מפרשים לספינה, אשר תפקידם לכוון אותה ולספק לכם יותר שליטה על ההגה. וככל שהספינה יותר גדולה, המפרש המרכזי שלה יותר דומיננטי. מספיקה הצצה קטנה בקודים התרבותיים של הענקיות Google או Netflix, כדי להבין את החשיבות.
* ממליצה להתעמק באלה רק אחרי עבודה עצמית על הקוד שלכם. בכל זאת, אותנטיות וחיבור רגשי למה שכתבתם – זה שם המשחק 😉
בהצלחה!
